martes, 5 de diciembre de 2017

TAREA DEL MÓDULO 3

TAREA DEL MÓDULO 3: CREACIÓN DE UN MAPA MENTAL


Un mapa mental en el contexto de la gestión de proyectos es un diagrama usado para tomar nota de las ideas que vayan surgiendo sobre un proyecto de una manera lógica y creativa,  representado por medio de dibujos y pudiendo saltar de un punto a otro del mapa al no ser un pensamiento lineal. Esto nos permitirá descubrir todas las posibles fases, actividades y tareas de un proyecto.

A partir de una idea central, el objetivo del proyecto, se van extrayendo las ideas de manera radial hacia afuera en distintos niveles:
Primer nivel-Fases del proyecto
Segundo nivel-Las actividades del proyecto (tarea específica o conjunto de tareas que forman parte de un proyecto, usan recursos y consumen tiempo al ser realizadas. Deben ser ordenadas por orden de precedencia (antes en el tiempo o tener más importancia)
Tercer nivel-Las tareas del proyecto

En la jornada presencial que tuvimos el día 4 de diciembre en Sevilla, el equipo IngenieMOOCS-Jet casi al completo, Sacramento, Manuel y Silvia, junto con una compañera de Educación, Beatriz, estuvimos trabajando en el MAPA MENTAL de nuestro proyecto seleccionado: 
Se trata de un Proyecto Piloto para devolver a la realidad a una RPT de una SG con varias DGs dentro de una Consejería Autonómica. En general se pretende la adecuación del nombre, Áreas y requisitos de titulación de los Puestos de Trabajo según el trabajo realmente efectuado, así como adecuación del nombre de los Servicios y Departamentos recogidos en la RPT. No se trata de cambiar las plazas de un Servicio a otro ni de crear o amortizar plazas, ni tampoco de cambiar la dotación de las plantillas. Igualmente sobre los puestos que están asociados a otros centros de trabajo, se revisará y plasmará su justificación, se dará visibilización a dichos motivos, y si se hubiese justificado la necesidad, se fijaría una nueva fecha la revisión de esta situación."

Antes de comenzar con el mapa mental, decidimos cuál queríamos que fuese el producto de nuestro proyecto, para de atrás hacia delante, encontrar los pasos para llegar a ello. Definimos el siguiente resultado final:

  • Analizar el 100 % de los puestos de trabajo de esa RPT: el nombre del puesto, el Área Funcional/Relacional y requisito de titulación.
  • Analizar para cada Servicio y Departamento, el nombre y las tareas propias.
  • Revisar la ubicación de los puestos adscritos sin concordancia con RPT. Revisar necesidades reales y proponer fecha para nueva revisión si es justificado.
  • Aceptación de los resultados por más de 2/3 del personal que ocupa plaza de dicha RPT.
  • Visibilizar los resultados obtenidos.
Después de esto, iniciamos nuestro mapa mental escribiendo en el centro nuestro nombre del proyecto RPT TRANSFORMER, y de forma radial fuimos añadiendo las fases que entendíamos primordiales para la consecución del mismo, y por último, estuvimos ordenando las fases. Os adjunto el resultado de nuestro mapa mental:



Las fases detectadas como podéis ver son las siguientes:

1. Jornadas informativas para el personal afectado por el proyecto. Se realizarán las siguientes actividades:

  • Preparación de un documento informativo resumido, bien podría ser el contenido del acta de constitución del proyecto.
  • Sesiones presenciales por DG explicando las bondades del proyecto. Importante no crear expectativas que no son acordes a los fines del proyecto.
  • Informar de la necesidad de contar de un funcionario por Servicio para que colabore como personal responsable del éxito del proyecto.
  • Se presenta a la persona Directora del Proyecto y a la persona que va a gestionar todas las comunicaciones del Proyecto, ambas de la Dirección General para la Simplificación de la Función Pública.
2. Asignar Recursos Humanos al proyecto. Se realizan las siguientes actividades:

  • Se realizan los nombramientos del personal responsable, como hemos dicho se identifica al Director del Proyecto y al encargado de las comunicaciones del proyecto, y se designa al personal colaborador de cada Servicio. 
  • Se dota a dicho personal de poder de decisión.
  • El gestor de comunicaciones transmite a todo el personal afectado estos nombramientos y los derechos y deberes que dicho nombramiento conlleva.
3. Se establece Metodología, por el nuevo equipo del proyecto nombrado. Se realizan las siguientes actividades:

  • Se establece método para la revisión de los puestos de trabajo. (Se estiman 200 puestos de trabajo). Reuniones, videoconferencias,...
  • Se establece método para la revisión de los Servicios y Departamentos. (Se estiman 20 Servicios y 40 Departamentos). Reuniones, videoconferencias,...
  • Se establece método para la revisión de puestos adscritos sin concordancia con RPT. (se desconoce el número de puestos afectados, se hace una estimación de un 5% de las plazas). Reuniones, videoconferencias,...
  • Se decide iniciar la revisión por los Servicios y Departamentos: Nombres y tareas; después por puesto de trabajo: Nombre, Áreas y Titulación, y por último revisión de puestos adscritos sin concordancia con RPT.

4. Periodo de consultas a todo el personal afectado. Después de las jornadas informativas, todo el mundo sabe que el proyecto se está llevando a cabo. Se procede a realizar la siguiente actividad:

  • Recurso electrónico para informar de los métodos establecidos para la realización del trabajo y plazo estimado para su ejecución.
  • Análisis de los datos obtenidos a través de las encuestas y reuniones con el personal por Servicios afectados. (Esto podría llevar a alguna modificación de los métodos propuestos)
  • Información de los resultados a todos los afectados por el proyecto.

5. Recursos Económicos. Se realizan las siguientes actividades:

  • Se han asignado unos 6000 €/mes durante 6 meses para gastos de transporte/dietas, recursos electrónicos y cierre del proyecto.
  • Estudio y control de costes. 

6. Resultados iniciales obtenidos. Se realizan las siguientes actividades:

  • Preparación de documento con los resultados obtenidos.

7. Publicidad interna al personal afectado. Se realizan las siguientes actividades:

  • Recurso electrónico para informar de los resultados obtenidos.
  • Solicitud de feedback en cuanto a los resultados obtenidos.

8. Feedback de ese personal afectado por los resultados iniciales obtenidos. Se desarrollan las siguientes actividades:

  • Se contempla la posibilidad de abrir un periodo de consultas cuando haya discrepancias entre lo propuesto por el Equipo del proyecto y lo estimado por el funcionario afectado.
  • Comunicación de los resultados del Feedback al personal afectado cuando no se trate de temas personales.

9. Resultados definitivos. Se contemplan las siguientes actividades:

  • RPT revisadas al 100% con al menos 2/3 del personal funcionario satisfecho de los resultados.
  • Informe final del proyecto.
  • Justificación de los costes del proyecto.

10. Publicación en la Web del Empleado Público del proyecto piloto para que cada vez más Centros Directivos soliciten a la Dirección General para la Simplificación de la Función Pública su adaptación de sus RPTs a la realidad del trabajo realizado por sus funcionarios. 

Con esto termino mi exposición del mapa mental y como reflexión, repito una frase que dije en el reto del módulo 0: "Hay que escuchar a las personas que trabajan en la organización y quieren mejorar su funcionamiento. De esta manera se logra mayor implicación para el resto de proyectos que la Administración decida emprender."

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